パレット健康保険組合

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個人情報保護について

個人情報保護に対する取り組み

健康保険組合では、資格・給付情報や診療記録をはじめ、被保険者や被扶養者のみなさん(以下「被保険者等」)に関する個人情報を扱っています。

個人情報の取り扱いには、常に細心の注意を払っていますが、平成17年4月からは個人情報保護法が全面施行され、個人情報を取り扱ううえで遵守すべき基準等が明確になっています。

そこで、健康保険組合が個人情報の保護にどのように取り組んでいるか、その概略をお知らせします。ただし、例外的な規定などもありますので、詳しい内容につきましては、お問い合わせください。

健康保険組合の個人情報保護に対する取り組み

  • 利用目的の特定・目的外の利用制限

    個人情報を取り扱うときは利用目的をできる限り特定します。あらかじめ本人の同意がなければ、それ以外の目的で利用することはありません。

  • 利用目的の通知・公表

    個人情報を取得するときは、本人への通知またはパンフレットやホームページなどで公表することにより、利用目的をお知らせします。

  • 個人情報の適正な取得・個人データ内容の正確性の確保

    不正な手段で個人情報を取得することはありません。また、取得した個人データは、利用目的の達成に必要な範囲内で、できるだけ正確性を保つようにしています。

  • 安全管理措置および職員・委託先の監督

    個人情報保護に関する規程を整備、公表するとともに、安全管理に努めています。また、個人情報を扱う職員および業務委託先を適切に監督しています。

  • 個人データの第三者への提供の制限

    原則として、本人の同意を得ることなく、個人データを第三者へ提供することはありません。

  • 個人データの開示、訂正、利用停止

    本人から個人データの開示が求められたときや、訂正・利用停止等の求めが適正に行われたときは、原則としてそれに応じます。また、苦情にも適切かつ迅速に対応します。

プライバシーポリシー

パレット健康保険組合は、加入者個人に関する情報(以下「個人情報」といいます。)を適切に保護する観点から、以下の取り組みを推進します。

  • 当健康保険組合は、取得した加入者の個人情報について、適切な安全措置を講じることにより、加入者の個人情報の漏えい、紛失、き損又は加入者の個人情報への不正なアクセスを防止することに努めます。
  • 当健康保険組合は、加入者からご提供いただいた個人情報を、加入者の健康の保持・増進など加入者にとって有益と思われる目的のためのみに使用いたします。また、個人番号については、番号法で定められた利用範囲において特定した利用目的でのみ利用いたします。
  • 当健康保険組合は、あらかじめ加入者の事前の同意を得た場合を除き、加入者の個人情報を第三者に提供いたしません。また、個人番号をその内容に含む個人情報(以下「特定個人情報」という。)については、本人の同意有無にかかわらず、番号法に定める場合を除き、提供致しません。ただし、特定個人情報でない個人情報について、次の各号に該当する場合は、加入者の事前の同意を得ることなく、加入者の個人情報を第三者に提供することがあります。
    • (1) 法令の定めに基づく場合
    • (2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要であって、加入者の同意を得ることが困難である場合
    • (3) 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために必要であって、加入者の同意を得ることが困難である場合
    • (4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、加入者の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
  • 当健康保険組合は、職員に対し個人情報保護に関する教育啓蒙活動を実施するほか、個人情報を取り扱う部門ごとに管理責任者を置き、個人情報の適切な管理に努めます。
  • 当健康保険組合の業務を委託する場合については、より個人情報の保護に配慮したものに見直し・改善を図ります。業務委託契約を締結する際には、業務委託の相手としての適格性を十分審査するとともに、契約書の内容についてもより個人情報の保護に配慮したものとします。
  • 加入者が、加入者の個人情報の照会、修正等を希望される場合、当健康保険組合担当窓口までご連絡いただければ、合理的な範囲ですみやかに対応させていただきます。
  • 当健康保険組合は、加入者の個人情報の取扱いに関係する法令その他の規範を遵守するとともに、本個人情報保護ポリシーの内容を継続的に見直し、改善に努めます。

健康保険組合が保有する個人情報の利用目的の公表について

パレット健康保険組合(以下「当組合」という。)におきましては、被保険者やその家族(以下「加入者」という。)からいただいた各種届出や申請書などに記載されている個人情報、医療機関等に受診された際に、医療機関等から当組合に請求される「診療報酬明細書(以下「レセプト」という。)」に記載されている個人情報、健康診断を受けられた際の健診結果数値等の個人情報を基に、個人情報データベースを作成し、以下のような健康保険事業に利用いたします。

当組合の個人情報の利用目的は、大きな意味では、健康保険法に定める「加入者の業務災害以外の疾病、負傷もしくは死亡または出産に関する保険給付を行う」ことを目的とし、「加入者の健康の保持増進のために必要な事業を行う」こととなります。

しかしながら、健康保険組合は、レセプトや健診データなど医療情報やその他の個人情報を数多く取り扱っており、加入者の強い信頼を必要とする事業に該当し、厚生労働省が示したガイドラインにおいて、より詳細で限定的な目的とすることが望ましいこととされております。

したがって、当組合においては、個人情報の利用目的や利用方法について、次のように公表いたします。

  • 適用関係の各種届出などについては、以下のように組合業務に利用します。
    • 当組合加入時の「被保険者資格取得届」、「被扶養者(異動)届」の記載事項(保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、住所、報酬月額等)を中心に入力処理することによって、加入者台帳など「マスターデータベース(以下「マスター」という)」を作成し、当組合の業務処理コンピューターにデータを収納、健康保険業務全般に利用します。
    • 「被扶養者(異動)届」の提出に際して、課税・非課税証明書、在学証明書などの収入等判定書類によって、認定作業を行います。
    • 「被保険者資格喪失届」の際に、健康保険被保険者証を返還していただき、チェックの上、一定期間保存後に廃棄処分にします。
    • 「マスター」に登録されているデータに変更や追加があるときは、適用関係に関する変更(訂正)届出により、データの変更等を行います。
    • 「マスター」を用いて、給付データ、レセプトデータ、健診データ等と連動させて、給付の支払い等のチェック、医療費通知、各種保健事業実施のための対象者抽出や加入者の連絡等にも利用します。
    • 保険給付に関する照会、申請、返還等のご連絡や特定健診・特定保健指導等に関するご案内に、「マスター」の住所、氏名等の連絡先を利用します。また、当組合の資格喪失後も必要に応じて、届出等に記載された連絡先にご連絡することもあります。
    • 医療機関や他の保険者(区市町村、年金事務所を含む。)から資格喪失か否かなど保険診療の照会があった場合、相手先確認の上、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日など、有資格者か資格喪失者かについて回答します。
    • 資格喪失者の資格喪失後の受診などが疑われる場合、他の保険者や医療機関との重複給付調整のため、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日などについて、他の保険者等に照会し確認します。
    • 「算定基礎届」、「月額変更届」によるデータを「マスター」に取り込み、保険料(調整保険料、介護保険料を含む)の徴収を行います。また、届出の際に、事業主に給与・賞与台帳等の提出を求め、チェックします。
    • 「マスター」作成及び入力処理の一部、被保険者証の発行、保険料納入告知書等の作成を健康保険業務システム業者「公益法人日本生産性本部」に委託しています。
  • 現金給付等の給付関係申請書類については、以下のように組合業務に利用します。
    • 業務処理コンピューターにデータを入力し、申請内容をチェックし、適正な給付決定処理を行います。
    • 給付記録をデータ入力保存し、以降の申請チェックに用います。
    • 出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求者について、他の保険者との重複給付調整の必要上、他の保険者に「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日などを照会し、給付決定します。
    • 他の保険者から出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求の有無について照会があった場合、相手先確認の上、申請、給付の有無について回答します。
    • 傷病手当金の請求者について、レセプトデータを用いて確認し、場合によっては主治医に治療状況等を確認又は訪問調査し、給付の決定を行います。
  • レセプトについては、社会保険診療報酬支払基金よりCSV情報で請求されたものは、そのものを原本又は画像とし、紙レセプトは、健康保険業務システム業者「公益法人日本生産性本部」にパンチ入力及び本体部分はイメージ化を委託し、データベース化したものを当組合の業務処理コンピューターに収納し、健康保険業務に利用します。
    • レセプトデータをチェックし、請求内容に疑義があるものについて、社会保険診療報酬支払基金に対し、再審査依頼します。
    • 再審査依頼の中で、資格喪失後の受診が疑われる場合は、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、保険証の記号番号、氏名、生年月日、資格喪失日、受診日などを伝え、確認を取ります。
    • 同様に、高額療養費の支給が予想される患者の公費負担や自治体医療費助成の有無等について、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、保険証の記号番号、氏名、生年月日などを伝え、確認を取ります。
    • レセプトデータを医療費分析に用い、当組合の医療費適正化対策に利用するとともに、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。
    • レセプトデータを基に、同月内に複数の医療機関に受診されている加入者を抽出し、指導を行います。
    • レセプトデータを基に、高額療養費、付加給付(一部負担還元金、合算高額療養付加金、家族療養付加金)の支給決定を行います。
    • レセプトデータを参考にし、傷病手当金の支給決定を行います。
    • レセプトデータを参考にし、柔道整復療養等の療養費、第二家族療養費の支給決定を行います。
    • レセプトデータを参考にし、埋葬料、家族埋葬料の支給決定を行います。
    • 開示請求の際にも、そのレセプトデータを出力し、対応します。なお、開示請求に当たって、本人以外の場合は、開示請求手続きに則り、認められた者のみに開示します。
    • レセプトデータを基に、健康保険業務システム業者「公益法人日本生産性本部」に委託し、医療費通知並びにジェネリック医薬品差額通知を、個人向け健康ポータルサイトを活用して加入者に通知します。
    • レセプトデータの中から、老人の長期入院者を抽出し、保健師による相談事業を実施します。
    • 交通事故等第三者の行為によって保険診療を受けた場合は、損害保険会社に当該患者のレセプトのコピーを医療費の証明として提出します。
    • 海外で医療を受けられた方の医療費明細書等を日本語に翻訳するため、外部翻訳業者に委託します。
    • 健保連が実施する高額医療給付の共同事業に申請するため、レセプトコピーとその内容の一部を記載した申請書を健保連・高額医療グループに送付し、医療費の助成を受けます。
    • 複数の組合によるレセプト点検研修会の事例とするため、個人情報を消した上で、教材として用います。
  • 健診結果データについては、加入者の健康管理や保健指導業務に利用します。
    • 事業主が実施した健康診断の結果データを契約健診機関から受領し、個人向け健康ポータルサイトに掲載します。
    • 受領した健診結果データに基づき、事業主と協働で、疾病予防及び健康保持増進のための保健指導を実施します。
  • 役職員人事関係データ及び組合会議員名簿、事業所担当者名簿について
    • 組合役職員の就任・採用に関する書類は、使用後、厳重に保管します。
    • 役職員の報酬に関する書類は、厳重に保管し、源泉徴収等の処理に用います。
    • 人事考課等人事に関する書類は、厳重に保管し、人事異動などの際に用います。
    • 組合会議員名簿、理事名簿は組合会、理事会の開催時等の連絡に用います。
    • 事業所担当者名簿については、事業所担当者説明会や健康管理推進委員会、その他個別の業務連絡などに用います。
  • 特定個人情報について
    特定個人情報とは、個人番号(通称マイナンバー)(個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む)をその内容に含む個人情報を指します。
    特定個人情報は「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下「番号法」という。)により、行政機関等の行政事務を処理する者の間で情報連携を実施する(例:健保組合の扶養認定に際し、市町村より課税・非課税情報の提供を受ける)等、利用範囲が定められており、番号法で定める利用範囲において特定した利用目的を超えて、利用しません。
    なお、上記1、2における届出については、個人番号が付され、特定個人情報となる場合があり、1,2で定める利用目的や利用方法で使用する場合、番号法に定める利用範囲外となるため、個人番号をマスキング、削除する等の措置を講じます。

    また、当組合の個人情報について、次のように保存管理、廃棄・消去などを行います。
    • (1) 各種届出、申請書類、レセプト等の紙に記載された個人情報については、入力処理が終わった際、当組合の文書管理規程に則り、規定保存年数まで倉庫に保存し、確認等の必要がある時以外は保管場所から持ち出さないこととします。
      また、紙以外の媒体による個人情報については、紙以外の媒体による保存に係る運用管理規程に則り、適正に保存管理を行います。
    • (2) 規定の保存年数を経過した個人データや処理が終わり不要となった個人データについては、紙の書類は読みとれない大きさに裁断し、大量個人データの廃棄については、委託業者に委託し、溶解処理を行います。
      また、パソコンや磁気媒体の廃棄についても、データ消去ソフトによってデータが読みとれないようにして、廃棄またはリース返却します。
      なお、当組合が保有する個人情報については、当組合が実施する健康保険事業以外には用いません。

個人情報の共同利用の取扱いについて

個人情報保護法では、健康診査事業等について事業主と共同して個人データを利用する場合には(1)個人データを共同利用する趣旨(2)共同して利用する個人データの項目(3)共同利用者の範囲(4)利用する者の利用目的(5)データ管理責任者の氏名または名称について、あらかじめ本人に通知または公表することとされています。

当組合では、共同利用の内容の公表を、本紙、当組合事務所への掲示、ホームページ及び機関紙等への掲載をもって行うことといたします。

〈当組合が事業主と共同利用する趣旨等は以下のとおりです。〉

  • 個人データを利用する趣旨
    事業主と組合が共同して健診及び事後指導を実施することが、被保険者及び被扶養者等の健康管理を推進する上で効率的、効果的である為、共同利用として実施する。
  • 共同して利用する個人データの項目
    (1)被保険者
    記号・番号、氏名、性別、生年月日、年齢、郵便番号、住所、資格取得日、資格喪失日、事業所コード、事業所名、事業所所在地(本・支店)、店舗番号、店舗名、事業所電話番号(本・支店)、一般・成人健康診査データ、人間ドックデータ、歯科検診データ、精密・管理検診((1)胸部検査(2)血圧検査(3)心臓検査(4)腎臓検査(5)糖尿病検査(6)胃部検査(7)肝臓検査(8)高脂血検査(9)尿酸検査(10)血球検査)データ、訪問保健指導、健康診断(特定業務等)データ、採用身体検査及び雇入時健康診断データ、健康診査の受診医療機関名及び医師名
    (2)被扶養者
    氏名、性別、生年月日、年齢、続柄、扶養認定日、削除日
  • 共同利用者の範囲
    事業主、健康保険組合、産業医、委託先事業者
  • 利用する者の利用目的
    被保険者及び被扶養者の健康の保持・増進のための健診と事後の保健指導、健康相談等への利用及び事業の評価・分析並びに産業医等他事業者との情報交換。
  • データ管理責任者の氏名または名称
    (当組合)常務理事
    (事業所)事業主

〈当組合が健康保険組合連合会と実施している共同事業は以下のとおりです。〉

「高額医療給付に関する交付金交付事業」

  • 健保連との高額医療事業の共同実施について
    パレット健康保険組合(以下「当組合」という。)と健康保険組合連合会(以下「健保連」という。)では、健康保険法附則第2条に基づく事業として、組合に高額な医療費が発生した場合、その費用の一部を健保連から交付する事業を実施しています。その事業の申請のためには、①診療報酬明細書(調剤報酬明細書を含む。以下「レセプト」という。)については、電子レセプトのCSV情報、もしくは紙レセプトのコピー、②当該レセプト患者氏名、性別、本人家族別、入院外来別、診療年月、レセプト請求金額などを記録(記載)した「交付金交付申請総括明細データ」、もしくは「交付金交付申請総括明細書」を健保連・高額医療グループに提出します。この交付を受けることによって、当組合の高額医療費の支出が軽減されることになります。
  • 共同利用する個人データ項目について
    前項の「交付金交付申請総括明細データ」もしくは「交付金交付申請総括明細書」の記載項目のほか、レセプト記載データの全ての項目
  • レセプトデータを共同利用する者の範囲について
    (当組合)高額医療交付金交付事業担当者、事務長、常務理事
    (健保連)高額医療グループ職員
    (業務委託先)公益財団法人 日本生産性本部・情報システム事業部及び協力会社
  • レセプトデータを共同利用する者の利用目的について
    当組合においては、高額医療事業の申請を行うことによって、医療費の一部の交付を受けるためにレセプトデータを利用します。
    健保連・高額医療グループにおいては、全組合からの申請を受理するため、当該組合からの申請が間違いないかをチェックし、適正な交付を行うために利用します。また、特に高額である1月1千万円以上のレセプトについては、個人情報を除いたうえで、金額、主病名などについて公表することによって、医療費の高額化傾向を訴えていく材料とします。
  • レセプトデータ等の管理責任者名(もしくは名称)について
    (当組合)常務理事
    (健保連)高額医療グループ グループマネージャー

個人情報の第三者への提供について

個人情報保護法では、個人情報取扱事業者(当組合を含む)は、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人情報を第三者に提供してはならないとされていますが、個人情報の通常必要な利用目的のうち、被保険者にとって利益となるもの、又は事業者側の負担が膨大である上、明示的な同意を得ることが必ずしも被保険者本人等にとって合理的であるとはいえないものについては、あらかじめ公表しておいて被保険者から特段明確な反対・留保の意思表示がないものについては「黙示的な同意」が得られたものとして取り扱ってよいこととされています。当組合では、以下の事項につきその趣旨に該当するものといたします。なお、同意されない場合は当組合までお申し出ください。

  • 本人の申請に基づかず給付する高額療養費を事業主経由で行うこと。
  • 本人の申請に基づかず給付する付加給付等を事業主経由で行うこと。
  • 医療費通知を世帯まとめて被保険者に行うこと。
  • 給付決定のお知らせ(保険給付金決定通知書)を事業主経由で行うこと。
  • 生活習慣病(がんを除く)を対象とした特定健診による保健指導(医療機関への受診推奨)の実施にあたり、当該被保険者のレセプトの有無を、事業主、産業医、保健師へ提供すること。

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